Vi söker efterträdare till vår förvaltningsadministratör som går i pension - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Gillar du variation i ditt dagliga arbete och är du redo för nya utmaningar? Då har du nu chansen att bli en viktig del i vår organisation. I ditt uppdrag arbetar du på vårt kansli där vi ger stöd till förvaltningens olika verksamheter och förtroendevalda. Du kommer att arbeta med förvaltningsövergripande administration i nära samarbete med förvaltningens ledning och förvaltningssekreterare samt andra kollegor och förtroendevalda. Du har en central och viktig funktion på vår enhet.

Arbetsuppgifter

I ditt uppdrag ingår att säkerställa en effektiv och rättssäker diarieföring och arkivhantering på förvaltningen. Det gör du genom att bland annat ge ett verksamhetsnära stöd och intern utbildning i ärendehanteringssystemet Public 360, bevarande- och gallringsfrågor och andra administrativa uppgifter. Du driver diarieföringen så att hanteringen blir enkel, korrekt och handlingarna enkelt sökbara. Du ansvarar för förvaltningens offentliga brevlåda och post och bevakar så att det som inkommer hanteras skyndsamt och kommer till rätt handläggare. 

I dina arbetsuppgifter ingår också praktiska och administrativa uppgifter med och omkring de förtroendevaldas sammanträden. I ditt uppdrag ingår planering praktisk och digital planering och administration för möten samt ärendehantering. Men också vid behov möten med de förtroendevalda där du är drivande i planering av de praktiska arrangemangen och vid behov kan ersätta förvaltningssekreterare och exempelvis skriva protokoll på sammanträden eller tillse att protokoll justeras och signeras samt anslås på rätt ställen. Dessa möten är förlagda sen eftermiddag och kväll ungefär en gång per månad. 

I samråd med övriga medarbetare på vårt kansli fungerar du som ett stöd i bland annat beställning av behörigheter i våra verksamhetssystem. Du avlastar vid behov med att ta emot samtal i växel och reception samt andra administrativa arbetsuppgifter. Även andra arbetsuppgifter kan tillkomma. Du samarbetar och har ett brett kontaktnät inom organisationen. Du är lättsam, social och serviceorienterad. När du ger stöd vill vi att du samtidigt låter ansvaret stanna kvar hos den som har det. 

Kvalifikationer

• Du är har som lägst en gymnasial utbildning inom administration, ekonomi, samhällsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Du har några års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.
• Du har några års erfarenhet av diarieföring.
• Du har goda datakunskaper och kan snabbt sätta dig in i nya system.
• Du behärskar det svenska språket mycket väl i både tal och skrift.
• Du har arbetat i offentlig sektor, ex kommun, region eller statlig myndighet.

• Meriterande erfarenheter är
  • Du har arbetat med liknande arbetsuppgifter inom Svenska kyrkan
  • Du har erfarenhet av att arbeta med förtroendevalda i en organisation som styrs av dessa.
  • Du har erfarenhet av arbete i Public 360 och First Agenda

I rollen som förvaltningsadministratör kvävs att du är noggrann, ansvarstagande och har förmågan att självständigt planera och organisera ditt arbete. När situationen kräver det har du förmågan att prioritera om. Du ser lösningar istället för problem och bidrar till ett gott arbetsklimat. Vi vill att du är lyhörd och har lätt att kommunicera. Ditt sätt att vara lägger grunden för förtroendefulla relationer och du bidrar till en tillitsbaserad arbetskultur. Du följer de lagstadgade krav och föreskrifter som finns.

Vad vi kan erbjuda

På kansliet arbetar ett tiotal medarbetare i flera olika roller inom HR, Kommunikation, ekonomi, upphandling, förvaltningsadministration, IT-samordnare och miljöingenjör. Kansliet leds av HR- och kanslichef. 

Vi har flextidsavtal och möjlighet till distansarbete viss tid efter verksamhetens behov. På grund av tjänstens karaktär förväntas du till stor del arbeta på plats. Vi har ett förmånligt friskvårdsavtal med möjlighet till träning på arbetstid mellan september och maj. Vårt huvudkontor där du kommer vara placerad är beläget i en vacker kulturhistorisk miljö som ger bra förutsättningar för promenader. Dessutom har vi gott kaffe och trevliga kollegor. 

Villkor

Annonsen kommer publiceras under ansvarig chefs semester, när Annika är åter kommer vi börja med urvalet och kalla till intervjuer. Under tiden kan det vara svårt att svara på alla frågor men hör gärna av er till vårt HR-administratör Isabella om det är något du undrar så kan hon försöka hjälpa till.